Como evitar que a ração vença no estoque do seu pet shop

Você abre o depósito no sábado pra separar um pedido, puxa um saco de 15 quilos lá do fundo e vê a data. Venceu semana passada. E não é um saco só, tem mais dois atrás dele.

Aquele momento tem uma característica cruel: não existe mais nada a fazer. Não dá pra vender, não dá pra devolver, e na maioria dos casos nem dá pra doar com segurança. O dinheiro já saiu, o produto ocupou espaço por meses e a única coisa que restou é a decisão de como descartar.

E o prejuízo é maior do que parece à primeira vista. Não é o custo do saco. É a margem que aquele saco ia gerar, mais o dinheiro que ficou preso ali em vez de comprar algo que gira, mais o espaço que ele ocupou no depósito. Um saco vencido apaga o lucro de vários sacos vendidos, porque o lucro é uma fatia fina de cada venda e a perda é o valor cheio.

A boa notícia é que ração vencendo é um dos problemas mais previsíveis do pet shop. Diferente de cliente que some ou de fornecedor que atrasa, aqui a data está literalmente escrita na embalagem meses antes. O que falta não é informação, é sistema pra ela chegar até você a tempo.

Por que a ração vence mesmo com o estoque "controlado"

Quase todo dono de pet shop diz que controla o estoque. E quase todo dono de pet shop já perdeu produto por validade. Os dois podem ser verdade ao mesmo tempo, porque controlar quantidade e controlar validade são coisas diferentes.

O sistema (ou a planilha) diz que você tem 12 sacos daquela ração. Ele não diz que 3 deles chegaram há oito meses e vencem no mês que vem. Pra ele, saco é saco. Quantidade certa, prejuízo a caminho.

O segundo motivo é físico. O entregador chega e empilha na frente, porque é mais fácil. Quem vende puxa da frente, pelo mesmo motivo. Resultado: o produto novo sai primeiro e o antigo envelhece no fundo. Isso acontece sozinho, todo dia, sem ninguém decidir nada.

O terceiro é a compra. Bonificação de fornecedor, "leve 10 e pague 8". Parece bom no papel, mas se o item vende 4 unidades por mês e você comprou 10, são dois meses e meio de estoque de um produto que talvez tenha pouca validade restante.

E existe um quarto, que ninguém gosta de admitir: nem toda ração no depósito é ração que vende. Sabor que o mercado não quis, linha que o representante empurrou, tamanho de saco errado. Esse produto não vence por falta de controle, vence porque nunca teve destino.

Regra número um: o lote mais antigo sempre na frente

Essa é a prática mais básica de qualquer estoque com validade, e é também a mais ignorada. O que entrou primeiro tem que sair primeiro.

Na prática, isso significa mudar o jeito de guardar a mercadoria no recebimento. Quando chega ração nova, ela não vai pra frente da pilha. Ela vai pra trás, e o que já estava lá é puxado pra frente.

Sim, dá mais trabalho no dia da entrega. É o único momento em que dá trabalho, e evita o prejuízo de meses depois. Algumas formas de tornar isso automático:

Organize por profundidade, não por altura. Prateleira funda funciona melhor que pilha alta, porque você repõe por trás e retira pela frente naturalmente.

Marque a data de chegada com pincel na embalagem. Não a validade, a data em que aquele saco entrou na loja. Uma anotação grande, visível de longe, no mesmo canto de todos os sacos. Quem for pegar bate o olho e sabe qual é o mais velho sem virar nada.

Separe fisicamente o lote que vence antes. Se você tem sacos com validades diferentes do mesmo produto, não misture na mesma pilha. Um espaço marcado como "sai primeiro" resolve mais que qualquer aviso verbal.

Ensine no recebimento, não na venda. Quem confere a nota é quem precisa saber a regra. Arrumação certa na entrada dispensa memória na saída. O mesmo vale para a exposição na loja: deixe na prateleira da frente o saco de validade mais curta.

Regra número dois: validade no cadastro, não só na embalagem

Aqui está a diferença entre um controle que avisa e um controle que só registra.

Se a validade existe apenas escrita na embalagem, ela só é vista por quem está com o produto na mão, no depósito, olhando de perto. Ou seja: quase nunca, e quase sempre tarde.

Se a validade está registrada no cadastro do produto no momento da entrada da mercadoria, ela vira informação que o sistema consegue olhar por você, todo dia, sem cansar e sem esquecer. A pergunta "o que vence nos próximos 60 dias?" passa a ter resposta em cinco segundos, em vez de exigir uma tarde inteira no depósito.

O momento certo de registrar é a entrada da nota. É o único instante em que alguém já está com a mercadoria na mão, conferindo item por item. Registrar depois não acontece, porque significa voltar ao depósito de propósito.

Dois cuidados práticos:

Comece pelos produtos que importam. Se você tem mil itens cadastrados, não tente registrar validade de todos de uma vez, porque você desiste na terceira hora. Comece pelas rações, que são o maior valor parado, e pelos medicamentos, que além do prejuízo trazem risco. Petisco, sachê e higiene vêm depois.

Registre por lote quando as datas forem diferentes. Se chegaram dez sacos com duas validades diferentes, são duas entradas, não uma. Media de validade não existe, o que vence antes vence antes.

A régua de prazos: o que fazer e quando

Ter a informação só ajuda se existir uma ação combinada pra cada faixa de prazo. A tabela abaixo é um ponto de partida para ração seca. Ajuste conforme o giro do seu produto.

| Prazo até vencer | O que fazer | Quem faz | |---|---|---| | 120 a 90 dias | Conferir se o giro do item cobre o estoque atual. Se não cobrir, parar de comprar aquele item agora | Quem faz a compra | | 90 a 60 dias | Colocar na frente da prateleira e avisar a equipe pra puxar esse lote nas vendas | Equipe de loja | | 60 a 45 dias | Ativar desconto leve e usar como sugestão no balcão para clientes daquela linha | Balcão | | 45 a 30 dias | Promoção firme, combo com outro produto, ou oferta direta pros clientes que compram aquela ração | Dono | | Menos de 30 dias | Queima com desconto agressivo. Recuperar o custo já é vitória | Dono | | Vencido | Descarte e registro da perda no sistema | Dono |

O ponto crítico dessa tabela está na primeira linha, não na última. A decisão mais importante não é como queimar o produto que está vencendo, é parar de comprar mais de um item que você já não consegue girar. Muita loja faz promoção do lote antigo enquanto recebe lote novo do mesmo produto, e o problema volta no trimestre seguinte, idêntico.

Promoção antes de virar perda: como fazer sem destruir a margem

Existe uma resistência natural a dar desconto em produto bom. "Ainda tem dois meses, vai vender." Às vezes vende mesmo. Mas vale fazer a conta honesta.

Um exemplo ilustrativo, com números inventados só pra explicar o raciocínio: um saco de ração custou R$100 pra você e é vendido a R$140. Se ele vencer, você perde R$100 de caixa e mais os R$40 de margem que não vieram. Se você vender a R$110, ganha R$10 e recupera o dinheiro que estava parado. R$10 é pouco perto dos R$40 que você queria, mas é infinitamente melhor que menos R$100.

Ou seja: desconto em produto perto do vencimento não se compara com a venda cheia, se compara com a perda total. Essa é a comparação certa, e ela muda a decisão.

Formas de queimar sem estragar o preço da loja:

Ofereça pra quem já compra aquele produto. Você tem no histórico quem leva aquela ração. Uma mensagem direta pra essas pessoas vende rápido e não vira promoção pública. Além de dar saída ao lote, o cliente sente que você lembrou dele.

Monte combo em vez de baixar a etiqueta. Ração perto do vencimento junto com um petisco de boa margem mantém o preço percebido e melhora o resultado da venda. Baixar o preço da etiqueta ensina o cliente a esperar desconto.

Use como brinde de compra maior. Sachê ou petisco próximo do vencimento funciona bem como cortesia em compra acima de determinado valor. Sai do estoque e ainda gera boa vontade.

Fale com o fornecedor antes. Alguns aceitam troca ou negociam o lote de validade curta, principalmente se você comprou muito por incentivo dele. Combine isso no momento da compra, não depois que a data apertou.

O que não fazer: vender produto vencido, nem com desconto, nem como brinde, nem pra funcionário. Além do risco pro animal, é problema legal e destrói a confiança do cliente na sua loja de forma irreversível.

Onde o sistema entra

Tudo até aqui pode ser feito no papel, com disciplina. O que o sistema muda é que a lembrança deixa de depender de alguém.

No BioVinte2, o módulo de Estoque (presente já no plano Essencial, de R$120 por mês) permite registrar a validade na entrada da mercadoria e acompanhar o que está se aproximando do prazo, sem você ter que ir ao depósito conferir de saco em saco. A conferência física continua importante, mas passa a ser confirmação de algo que você já sabia, não descoberta de um prejuízo pronto.

Como o mesmo estoque alimenta o PDV e a Vitrine Digital, o lote que precisa sair pode ser trabalhado nos dois canais, sem controle paralelo. E a perda, quando acontecer, fica lançada no lugar certo, o que permite responder no fim do ano uma pergunta que quase ninguém responde: quanto a loja perdeu por validade, e em quais produtos. Esse número costuma mudar a política de compra mais que qualquer conselho.

Erros comuns no controle de validade

Conferir validade só no inventário anual. Quando você encontra, já venceu. A conferência precisa ser mensal e curta, focada nos itens de maior valor.

Empilhar o que chegou na frente. É o erro que gera o problema sozinho, sem intenção de ninguém. Se você só puder mudar uma coisa depois deste texto, mude essa.

Comprar por bonificação sem olhar o giro. "Leve 10, pague 8" só é vantagem se você vender os 10 dentro do prazo. Antes de aceitar, divida a quantidade pela venda mensal do item e compare com a validade restante.

Segurar o preço até o último mês. Quanto mais perto do vencimento, maior o desconto necessário pra sair. Desconto pequeno cedo custa menos que desconto grande depois.

Não registrar a perda. Jogar fora e não lançar mantém o estoque errado e apaga a única informação capaz de evitar a próxima perda. Perda registrada é aprendizado, perda escondida é reincidência.

Tratar todo o depósito com a mesma régua. Item de giro baixo precisa ser comprado em quantidade menor e conferido com mais frequência, senão passa despercebido.

Perguntas frequentes

Com quanto tempo de antecedência devo começar a agir? Comece a olhar aos 120 dias e comece a agir de verdade aos 90. Nessa faixa você ainda consegue vender no preço normal, só puxando o lote pra frente. Aos 30 dias, sua única alternativa costuma ser desconto pesado.

Vale a pena registrar validade de todos os produtos? Não de início. Comece por ração e medicamento, que concentram valor e risco. Depois expanda pros itens de giro mais lento. Controle que abrange tudo de uma vez costuma ser abandonado na primeira semana.

Posso devolver ao fornecedor o que está perto de vencer? Depende inteiramente do acordo com cada fornecedor, e isso se negocia na hora da compra, não na hora do aperto. Vale perguntar a política de troca antes de aceitar uma compra grande por bonificação.

Como faço com sacos abertos para venda a granel? Fracionamento tem regras próprias e exige autorização do MAPA, segundo o que os portais do setor apontam. Independente disso, o saco aberto tem prazo de uso muito mais curto que o fechado, então ele precisa de controle separado e giro rápido.

Quanto tempo eu perco fazendo esse controle? O registro na entrada da nota acrescenta poucos segundos por item, feito por quem já está conferindo a mercadoria. A conferência mensal dos itens críticos leva menos de uma hora numa loja pequena. É bem menos do que o tempo gasto discutindo o que fazer com produto já vencido.

Resumo do que fazer nesta semana

Vá ao depósito e liste tudo que vence nos próximos 90 dias. Só as rações e os medicamentos. Essa é a sua lista de trabalho do mês.
Vire as pilhas. Coloque os lotes mais antigos na frente e marque a data de entrada com pincel na embalagem.
Passe a registrar validade na entrada da nota, a partir da próxima entrega, sem tentar recuperar o passado inteiro.
Escolha os três itens mais críticos da sua lista e ofereça direto pros clientes que já compram aquele produto, antes de baixar preço na loja.
Antes da próxima compra, divida a quantidade pela venda mensal de cada item e confirme que cabe dentro da validade. Se não couber, compre menos, mesmo com bonificação na mesa.

O módulo de Estoque do BioVinte2 guarda a validade junto do produto desde a entrada da nota e avisa o que está se aproximando do prazo, no mesmo estoque que abastece o PDV e a Vitrine Digital. Conheça os planos.