Organizar o financeiro do pet shop sem contador todo dia

Trezentos banhos no mês. Sábado com a agenda cheia nas quatro semanas, ração saindo, a maquininha apitando o dia inteiro. Aí chega o dia 30, você soma de cabeça o que tem para pagar, e o dinheiro não fecha.

O mês pareceu bom. O caixa girou. E sobrou pouco.

Quase nunca é falta de venda. O que falta é ver para onde o dinheiro vai. A venda se registra quase sozinha: tem o PDV, tem a maquininha. A saída depende de alguém lembrar de anotar, e às sete da noite, com o último cachorro ainda no soprador, ninguém lembra.

Organizar o financeiro do pet shop não pede curso de contabilidade. Pede três hábitos e os números certos na sua frente todo dia. O contador continua no jogo, e mais abaixo tem a lista do que é dele. Só que ele olha para o mês que já fechou. Quem olha para a semana que vem é você.

1. Separe "vendeu" de "recebeu"

O total de vendas do dia é o número mais fácil de ver e o que mais engana. Para saber como a loja está, você precisa de três números diferentes:

Faturamento: tudo o que foi vendido. Balcão, banho e tosa, loja online.
Despesas: tudo o que saiu. Fornecedor, aluguel, folha, luz, anúncio, o conserto do soprador.
Saldo disponível: o que tem na conta e na gaveta hoje, depois de tudo o que já entrou e já saiu.

A loja do exemplo é inventada: 300 banhos por mês e uma prateleira de ração e petisco. Os números não são média de mercado, servem para mostrar a conta, e você troca pelos seus.

Ela vendeu R$ 45.000 no mês. Foram R$ 21.000 de banho e tosa (300 banhos a R$ 70 em média) e R$ 24.000 de produto. Agora veja por onde esse dinheiro passou.

| Como o cliente pagou | Vendido no mês | Caiu neste mês | Ficou para depois | |---|---|---|---| | Pix e dinheiro | R$ 20.000 | R$ 20.000 | R$ 0 | | Débito | R$ 9.000 | R$ 9.000 | R$ 0 | | Crédito, à vista e parcelado | R$ 13.000 | R$ 6.000 | R$ 7.000 | | Fiado | R$ 3.000 | R$ 1.800 | R$ 1.200 | | Total | R$ 45.000 | R$ 36.800 | R$ 8.200 |

Vendeu R$ 45.000. Recebeu R$ 36.800. São R$ 8.200 de diferença, e isso antes da taxa da maquininha, que muda de contrato para contrato e que a gente não vai chutar aqui.

Na hora de pagar conta, vale o que entrou. O que vendeu serve para outra coisa: saber se a loja está crescendo. Quem só enxerga o faturamento compra estoque com dinheiro que ainda está dentro da maquininha.

A diferença entre dinheiro na conta e resultado tem um texto inteiro: Caixa não é lucro.

2. Contas a pagar: ter dinheiro não é poder gastar

Segunda de manhã, R$ 8.000 na conta. O representante passa na loja e oferece um lote de petisco com desconto, R$ 2.500 à vista. Dá para levar?

Pelo saldo, dá com folga. Pela lista do que vence nos próximos sete dias, não dá:

boleto da distribuidora de ração: R$ 3.400
aluguel: R$ 2.200
conta de luz: R$ 780

A soma dá R$ 6.380. Sobram R$ 1.620 livres, e o lote não cabe nesta semana. Os R$ 8.000 já tinham dono. Só não estava escrito em lugar nenhum.

Lance a conta quando ela nasce

A conta não nasce no vencimento. Nasce no dia em que você fecha o pedido com o representante. Se o boleto de 30 dias só entra no seu controle quando chega o papel, ele passou um mês escondido. Nesse mês você decidiu compra e retirada achando que tinha mais dinheiro do que tinha.

Olhe os próximos 7 dias antes de qualquer gasto novo

A regra é chata e funciona. Antes de qualquer compra fora da rotina, abra a lista do que vence em sete dias e faça a subtração. Leva um minuto.

O passo a passo de lançar todo dia, com o que conferir no fechamento de caixa, está em Fluxo de caixa diário no pet shop.

3. DRE simplificado: o resumo de 30 segundos

DRE é nome de contador para uma conta de padaria: o que entrou, menos o que saiu, igual ao que sobrou. A versão simplificada serve para bater o olho e saber se o mês foi bem. Ela não é o documento que vai para a Receita.

No mês do exemplo entraram R$ 41.000: os R$ 36.800 das vendas do próprio mês e mais R$ 4.200 de cartão e fiado de meses anteriores.

| Linha | Valor | |---|---| | Entrou | R$ 41.000 | | Compra de estoque | R$ 17.500 | | Pessoal: salário, comissão, encargos | R$ 9.800 | | Anúncio e divulgação | R$ 600 | | Aluguel, luz, água, taxas, imposto pago e o resto | R$ 8.500 | | Sobrou | R$ 4.600 |

As três perguntas do mês

Entrou mais do que saiu? Entraram R$ 41.000 e saíram R$ 36.400. Sim, sobraram R$ 4.600.

Foi melhor ou pior que o mês passado? No mês passado entraram R$ 39.000 e sobraram R$ 5.300. Entrou mais dinheiro agora e sobrou menos. Esse é o tipo de coisa que o movimento do balcão nunca mostra.

Que fatia do que entrou ficou? R$ 4.600 de R$ 41.000 dá 11%. No mês passado, R$ 5.300 de R$ 39.000 dava quase 14%. De cada R$ 100 que entraram, ficaram R$ 11. Antes ficavam quase R$ 14.

Três respostas e uma tarefa: achar a linha que cresceu.

Dois cuidados. Se a sua retirada não aparece em linha nenhuma, o que sobrou está inflado. E esta conta só enxerga o dinheiro que passou pelo caixa, então um mês de compra grande parece pior do que foi. Para chegar no lucro de verdade, com custo do que foi vendido, imposto e pró-labore, a conta tem seis linhas e está em Qual o lucro real de um pet shop pequeno.

4. Ticket médio e forma de pagamento contam uma história

Ticket médio

Ticket médio é o total vendido dividido pelo número de vendas. A loja do exemplo vendeu R$ 45.000 em 900 vendas, o que dá R$ 50 por venda. No mês anterior foram R$ 43.200 em 800 vendas, R$ 54 cada.

Vieram cem vendas a mais e cada uma rendeu R$ 4 a menos. Parece pouco. Com 900 vendas a R$ 54, a loja teria vendido R$ 48.600. São R$ 3.600 a mais sem um cliente novo sequer.

Ticket caindo com a loja cheia costuma ser venda casada que parou de acontecer. O saco de ração que saiu sem o tapete higiênico. O banho que saiu sem a escovação de dente. Isso se resolve no balcão, e tem um texto sobre treinar a equipe para vender sem parecer empurrada.

Forma de pagamento

Volte à primeira tabela. Quase 30% do que a loja vendeu foi no crédito, e mais da metade disso não caiu no mês.

Duas vendas de R$ 200 não valem a mesma coisa para o seu caixa. A do Pix está na conta em segundos. A do crédito em quatro vezes, na maior parte dos contratos, chega picada ao longo de meses e com a taxa descontada.

De quanto é a taxa? Depende do seu contrato, e vale pegar o papel e olhar. Não existe número que sirva para todo mundo.

E tem o fiado. No exemplo, R$ 1.200 ficaram na rua. Fiado sem lista e sem data de cobrança vira presente.

5. Margem por produto: o que mais vende nem sempre é o que mais deixa

A ração de 15 kg do exemplo sai por R$ 180 e custa R$ 153. Ficam R$ 27 por saco, 15% do preço. O petisco sai por R$ 18 e custa R$ 9. Ficam R$ 9, metade do preço.

Quarenta sacos no mês dão R$ 7.200 de venda e R$ 1.080 de margem. Duzentos petiscos dão R$ 3.600 de venda e R$ 1.800 de margem. O petisco vendeu a metade e deixou R$ 720 a mais.

Ninguém vai largar a ração por causa disso: é ela que traz o cliente todo mês. O recado é outro. Promoção no item em que já sobra pouco sai cara.

No serviço a lógica é igual, só que o custo fica escondido no shampoo e na hora do banhista. Para produto, veja como precificar produto de revenda. Para serviço, a fórmula para precificar qualquer serviço e quanto custa um banho de verdade.

A rotina: o que olhar todo dia, toda semana e todo mês

| Quando | Tempo | O que olhar | A pergunta | |---|---|---|---| | Todo dia, no fechamento de caixa | 10 minutos | Gaveta conferida, recebido por forma de pagamento, contas que nasceram hoje | Lancei tudo o que combinei hoje? | | Toda semana, no mesmo dia | 15 minutos | Saldo disponível, contas dos próximos 7 dias, fiado em aberto | Quanto está livre de verdade? | | Todo mês, até o dia 5 | 40 minutos | As três perguntas do resultado, ticket médio, formas de pagamento, margem dos dez produtos que mais saem | O que eu mudo neste mês? |

Com 26 dias de loja aberta, isso dá umas seis horas por mês.

Se for para começar por uma coisa só, comece pela semana. Quinze minutos e três números: o saldo, o que vence em sete dias, o fiado a cobrar. É o hábito que evita o aperto. O dia e o mês você encaixa depois.

Feito pela metade toda semana vale mais do que feito com capricho uma vez por trimestre.

Quando você precisa do contador

O título diz "sem contador todo dia". Não diz "sem contador". Tem coisa que é dele, e que costuma dar multa quando o dono resolve fazer sozinho.

Imposto. Em qual regime a loja está, quanto isso dá por mês e a guia para pagar. No Simples Nacional, a guia (o DAS) costuma vencer no dia 20 do mês seguinte. Serviço e venda de produto podem pagar de jeito diferente, e quem separa isso é ele. Tem mais em CNAE e regime tributário para pet shop.

Folha. Registro do funcionário, holerite, encargos, férias, décimo terceiro, rescisão. A conta de tosador CLT ou autônomo também se faz com ele do lado, antes de contratar.

Obrigação fiscal. As declarações que a empresa entrega, a configuração da nota fiscal e as mudanças de regra, como a NFS-e nacional.

Decisão grande. Sair do MEI, abrir a segunda loja, financiar equipamento, definir o seu pró-labore.

Se a lei obriga o seu tipo de empresa a ter contador, a gente não vai cravar aqui. Pergunte ao Sebrae da sua cidade ou ao próprio contador.

O que a rotina muda é a conversa. Você para de ligar perguntando como foi o mês e chega com o resultado na mão, para perguntar o que só ele sabe.

Um aviso sobre o nosso próprio sistema: o DRE do BioVinte2 é desse tipo simples. Conta o dinheiro no dia em que entrou e saiu, não tem linha separada de imposto e não substitui o contador.

Erros comuns

Misturar a conta da casa com a da loja. Numa pesquisa do Sebrae publicada em março de 2023, com 6.126 entrevistas, 60% dos donos de pequeno negócio disseram já ter posto dinheiro da pessoa física na empresa. Enquanto o mercado de casa sai da conta da loja, nenhum número deste texto fecha.

Tirar "o que sobra" no lugar de uma retirada fixa. Sem valor e sem data, a sua retirada nunca entra na conta, e o resultado sempre parece melhor do que é.

Começar grande demais. Planilha com quinze colunas dura duas semanas. Três números toda semana duram o ano.

Esperar o contador para saber como foi o mês. O relatório dele chega depois e foi feito para o governo. Não serve para decidir a compra de quinta-feira.

Comparar com o vizinho. O aluguel dele é outro, a equipe é outra. A comparação que ensina é o seu mês contra o seu mês passado.

Perguntas frequentes

Dá para organizar o financeiro só com planilha? Dá, se alguém preencher todo dia. Ela cansa porque você digita de novo o que o PDV já registrou.

Fluxo de caixa e DRE são a mesma coisa? Não. O fluxo de caixa mostra quando o dinheiro entra e sai, dia a dia. O DRE mostra se sobrou no período.

Qual é uma boa fatia de lucro para pet shop? Não temos um número confiável para dar, e vale desconfiar de quem dá sem dizer de onde tirou. Compare com o seu mês passado.

Sou MEI e faço o banho e tosa sozinha. Preciso disso tudo? Dos itens 1 e 2, sim. O resto fica curto quando a loja é só você.

Controle financeiro do pet shop toma quanto tempo? Umas seis horas por mês na rotina acima. A primeira semana demora mais, porque você vai lançar as contas que estavam só na cabeça.

Resumo do que fazer nesta semana

Anote quanto a loja vendeu e quanto entrou de verdade no mês passado.
Lance todas as contas que você já sabe que vencem nos próximos 30 dias.
Escolha o dia da semana dos quinze minutos e ponha um alarme no celular.
No começo do mês que vem, responda às três perguntas e leve a resposta ao contador.

O contador fecha o mês. Quem decide a semana é você.

No BioVinte2, fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, DRE simplificado e a projeção dos próximos 60 dias vêm no plano Essencial; a conciliação pelo extrato do banco e o XML da nota do fornecedor são do Impulso. Dois limites: o sistema não se liga ao banco e não calcula taxa nem prazo do cartão, então a venda no crédito entra cheia no dia. Conheça os planos.